Iedereen is wel een ergens de klant geweest. Soms bij een grote business deal, maar ook in het dagelijks leven bij bijvoorbeeld de supermarkt of een kledingwinkel. Niks is vervelender dan niet of op een ongepaste manier geholpen worden. Er kan natuurlijk altijd iets fout gaan, maar de klantenservice moet hier vervolgens wel goed mee om gaan. Soms kan het zijn dat een klantenservice heel slecht bereikbaar is, dan hebben ze waarschijnlijk geen antwoordservice ingehuurd. Zo’n telefoonservice neemt de telefoon op, wanneer het bedrijf dit zelf niet kan doen. Hierdoor ben je als bedrijf beter bereikbaar en houd je je klanten dus meer tevreden. Maar wat voor eigenschappen heeft een klantenservice medewerker nog meer nodig om de klant tevreden te houden?
Een luisterend oor
Ten eerste is het natuurlijk erg belangrijk om goed te kunnen luisteren. Hoewel dit erg vanzelfsprekend klinkt, is dit niet altijd voor iedereen even makkelijk. Goed kunnen luisteren heeft twee grote voordelen. Ten eerste kun je iemand natuurlijk pas echt helpen als je weet wat het probleem is. Ten tweede willen klanten zich graag gehoord voelen. Vaak hebben klanten een probleem als ze de klantenservice contacteren en zijn ze soms zelfs een beetje gefrustreerd, dan is het fijn als je een klantenservice medewerker aan de telefoon krijgt waarvan je merkt dat hij of zij echt naar je luistert.
Heb genoeg kennis
Ook moet je als klantenservice medewerker genoeg kennis in huis hebben. Klanten prikken er vaak snel doorheen als je zomaar een bepaald script voorleest en voelen zich dan vaak gewoon een nummertje. Wanneer je voldoende kennis hebt, zullen klanten het meteen merken omdat je dan overal een passend antwoord voor hebt.
Communiceer duidelijk
Duidelijk communiceren is ook erg belangrijk bij klantenservice medewerkers. Soms wil je je klant juist pleasen en maak je allemaal onmogelijke beloftes. Je kunt beter duidelijk zijn en meteen zeggen wat wel en niet haalbaar is. Ook is het belangrijk dat je in de stress geen dingen gaat zeggen die eigenlijk helemaal niet kloppen, uiteindelijk verlies je hier eerder klanten mee dan dat je ze tevreden houdt. Veel klanten kunnen duidelijke en directe communicatie juist erg waarderen.
Een positieve instelling
Een laatste kenmerk die belangrijk is bij een klantenservice medewerker is een positieve instelling. Wanneer je werkt bij een klantenservice zijn er vaak veel mensen die met klachten komen en zit je vaak de hele dag binnen. Dit kan ervoor zorgen dat je instelling naarmate de dag vordert steeds negatiever wordt. Dit is terug te horen in een gesprek en daarom is het belangrijk je best te doen om een positieve instelling te behouden.
